営業管理をエクセル（Excel）で実施する際のコツとすぐ使える無料テンプレートの紹介Column

営業管理ツールには何を使っておられますか？　CRMやSFAを活用する企業も増えましたが、各種調査によるといまだ営業管理で活用されているツールのNo.1はエクセル（Excel）です。

「低コスト」「操作が簡単」「高度な分析ができる」「カスタマイズ性に優れる」「他の業務で慣れている社員が多い」という優位性によって、ITリテラシーが低い会社からも高い会社からも支持されています。

しかし、エクセルを営業管理ツールとして使うと非効率になるシーンも少なくなく、使い方に注意は必要です。

この記事では、営業管理をエクセルで効率的に行うコツ、現場ですぐに使える無料Excelテンプレートを紹介します。

営業管理とは

営業管理とは、営業活動のマネジメントの総称です。一般的には自社の売上げを最大化するために営業活動を数値で把握し、PDCAを回していく意味で使われます。

営業管理はさまざまな管理手法で構成されていますが、基本的な管理は以下4つです。

• 売上管理（目標管理）
• 顧客管理
• 案件管理
• 行動管理

営業管理はエクセル（Excel）、Google スプレッドシート、CRM（顧客管理システム）、SFA（営業管理システム）などのツールを活用して行われ、そのデータは営業部門の売上予測、営業戦略、戦術などに活かされます。そして、その中でもっとも使われているツールがエクセルです。

以下は2022年にソフトウェアベンダー株式会社ハンモックが調査した「営業管理職310名に聞く、営業管理の実態調査」。営業管理で使うツールとして、エクセルが1位です。

（出典：株式会社ハンモック）

営業管理はなぜ大事なのか

営業はマーケティング部門とともに、企業の売上げ・収益拡大を担う部門なので、常に正確な数値を経営層に提供する義務があります。

また、営業活動は個人に任される領域が多いため属人化しやすく、現場の情報がブラックボックス化しやすい傾向があり、営業管理を行うことは必須です。

案件状況をチーム内で可視化・共有できる

案件管理を行うと、営業担当者一人ひとりが進める案件の進捗状況をチーム全体で共有可能です。見込み客との接点→アプローチ→受注→取引状況がすべて可視化されるので、以下のメリットがあります。

• マネージャーは売上予測や新規受注見込みが容易になる
• フォローが必要な案件を早期に対策できる
• 営業担当者の離職、休暇があっても他スタッフがスムーズにフォローできる

また、全員の行動量や営業活動が見える化されるので、自然に学ぶことができます。

営業力・営業活動の標準化

チーム内にはよく売れる営業、なかなか成果が上がらない営業がどうしても出てきます。新人も入社しますし、スランプに陥るベテラン営業担当もいます。

その原因のひとつが、営業活動を個人の裁量に任せてしまい、能率のよくない方法をとったり、タイミングのよくないアプローチをしたりする担当者が出てくるためです。適性もありますが、ちょっとしたノウハウを知らないがゆえに行き詰まる人が少なくありません。

営業管理データをもとに、成績上位の営業担当者の行動パターンを分析し、最も効果が出そうな「標準的な営業ワークフロー」を作ると、新人でも一定のレベルの効果的な営業活動を行えるようになります。

日々の行動量、見込み客へのメールやフォローのタイミングなどの基本的な営業活動が標準化されるので、それまで成績がよくなかったメンバーの売上げも向上し、チーム全体の営業力が底上げされます。

営業戦略の実行の最適化

営業現場は業界のトレンド、競合企業の動きなどによって、最適なアプローチは常に変化します。例えば、SaaS業界なら数年前のように目新しさで顧客を惹きつける段階は終了し、新規アプローチのハードルが上がっています。そのため、効果の出なくなった営業戦術は見直し、効果の出ている戦術にシフトする必要があるでしょう。

どこにセールスをかけるかを、ターゲティングから再考することが必要です。顧客管理や案件管理を一元化していると、データからさまざまな傾向が見えるので、今に適した営業戦略、戦術をとることができます。

既存顧客についても、RFM分析（購入頻度、購入金額、直近の購入日を分析する）を実施してロイヤル顧客を割り出したり、顧客を何グループかにわけてそれぞれに適した営業戦略をたてたりすることができます。

RFM分析のイメージ：

営業管理を行う上でエクセルで管理するべき項目

営業活動は、見込み客との接点?アプローチ?受注?既存顧客の売上最大化までの長い工程があります。その中でエクセルで管理しやすい項目を紹介します。

顧客管理・見込み客リスト

顧客管理リストとは、既に取引がある顧客や過去に取引があった顧客のリストです。

見込み客リストとは、将来的に顧客になる可能性のある企業のリストです。顧客リスト・見込み客リストは共通して以下の項目を管理します。

また、既存顧客は現状の取引の状況を把握するために、以下を記録します。

【顧客リストの重要管理項目】

また、見込み客リスト特有の管理項目に以下があります。

見込み客リストの管理項目例

案件進捗

案件進捗とは、見込み客と接点があってからの営業活動の進捗を管理することです。

顧客基本情報は必須です。その上で以下の項目を管理します。

• 案件の種類（業界によっては商品名）
• 現在のフェーズ（例：準備中、アプローチ中、提案中、提案済みなど）
• 次回ミーティング日
• 年間予算
• 備考： 顧客の課題、反応、商談内容など

目標の達成率

目標に対する達成率です。近年は、営業も分業化されていることが増えたので、フィールドセールスとインサイドセールスに分けて説明します。

売上目標の達成率（FS（フィールドセールス）向けの達成率

フィールドセールスの目標達成率は、売上目標が基準となります。年間目標を達成することが命題ですが、企業としても、月々の売上げを上げることも重要視されます。

• 年間目標
• 四半期目標
• 月度目標

年間目標達成には、月次目標を達成していくことが必須です。月次目標は年の目標達成に向けて計画通りに進んでいるのか、遅れているのかの指標になります。

アポイント・商談目標の達成率（IS（インサイドセールス）向けの達成率）

インサイドセールス部門のように営業の前半工程のみを担当する場合、売上目標ではなく、以下のような目標の達成率を見ます。

• アポイント数
• 資料送付数
• デモ数
• セミナー誘導数
• 通話時間
• 架電件数

目標の達成見込み（予測）

営業現場では、月度の目標に対しどのくらい達成できるかという「予測値（見込み）」の項目をチェックする必要があります。

商談中で提案金額が同じくらいであっても、ほぼ確定しているケースもあれば受注見込みがほぼない案件もあります。そこで、以下のように営業担当者に見込み度ごとに数字を記載してもらいます。

• 確定売上　　130万円
• A見込み　　 150万円
• B見込み　　 350万円
• C見込み　　 400万円

これを合計すると、チームの確定数字と見込みがわかるので、大体の売上数字と達成見込みが把握できます。

このような見込み度合いも、営業担当者の経験や勘に基づいた定性的な評価ではありますが、依然有効です。データだけ見ていても、受注迄には競合他社との状況、顧客の状況などが影響するので、営業担当者の予測不可能がもっとも確かです。

営業担当者の行動数

営業成績は、営業担当の行動量にかなり比例します。以下のようにテレアポ、メール、商談それぞれのアプローチ方法と成果の関係性を分析することが可能です。

• アプローチ数　
• メール営業数
• テレアポ数
• 訪問数
• 商談数

データをとると、売れる営業担当者と平均的な成績の担当者の1日あたりの商談数、アプローチ数にはかなり差があることがわかるでしょう。大口の顧客選任担当でもない限り、営業活動の量と成果はおおむね比例します。

営業担当者も、記録をつけることで、1日、1週間、1カ月とどのくらいの量の営業活動をしているのかを客観的に把握できます。目標達成のために必要な行動量と現状とのギャップを認識しやすくなり、具体的な行動計画を立てやすくなるでしょう。

営業管理をエクセルで行うメリット・デメリット

エクセルは現在、もっとも多く使われている営業管理ツールですが、管理内容によってはエクセルだとかえって煩雑になることがあります。

以下にメリット、デメリットをまとめます。

営業管理をエクセルで行うメリット

エクセルは営業管理を始めて行う企業や、少人数の企業にはもっとも簡単で活用しやすいツールです。また、高機能なので目的を絞った活用方法ができるのであれば、大企業のニーズにも応えられます。

組織に合わせてフォーマットをカスタマイズできる

日本企業ではSaaSなどの既存のソフトウェアよりも、エクセルのように柔軟にカスタマイズできるツールが好まれる土壌があります。ここは、現場や人に仕組みを合わせることが好まれ、仕組みに人を合わせる傾向がある米国とは対照的です。

そもそも同じ業界であっても商品の強み、シェア、自社の得意とする営業スタイルが異なるため、企業の営業プロセスの細かな工程は異なります。自社に最適な管理を行おうとすると、SaaSなどのツールを活用するよりも、エクセルのほうが管理しやすく感じるでしょう。

あまり細かい営業管理をしたくない企業も、緻密に管理したい企業も、エクセルなら自社に最適な管理フォーマットを作成できます。

ツール利用のハードルが低い

エクセル はほとんどの企業で普及しており、他の業務でも使われているため、多くの社員は基本的な操作方法を知っています。新人であっても、インターフェースが直感的、視覚的にわかりやすいので、比較的すぐに使い慣れることができます。

例えば、2022年にBtoBサービスの比較メディアUtillyが行った「表計算ソフトの利用状況に関するアンケート調査」によると、もっとも使われているツールはエクセル（インストール版）です。

最も使いやすいと感じる表計算ソフトという質問でも、エクセル（インストール版）が73％と第1位です。教育にリソースを割く必要がない点が大きなメリット。この点、SaaSはどんなに簡単というふれこみでも、営業担当者に慣れてもらうまで時間がかかります。

（出典：比較メディアUtilly）

報告・会議準備の業務効率化

営業マネージャーは、月次、四半期の売上げデータをもとに実績と今後の進捗を会議で説明しなければなりません。エクセルで営業管理を行えば、実績の計算も自動計算されますし、数値をグラフに反映できるよう設定すれば、視覚的にもわかりやすい報告書が短時間で作成できます。

会議参加メンバーにエクセルのファイルを事前に送ることで、紙で報告書を作成し印刷してホッチキスでとめるという作業がなくなります。また、紙でのやりとりではどうしても情報反映が遅くなりますが、エクセルなら前日までの最新情報をもとにしたレポート作成が可能です。

使用する営業管理テンプレートは各社が無料で提供していますし、クラウドソーシングに外注して安価に作成することもできます。

営業管理をエクセルで行うデメリット

しかし、エクセルは営業管理に完全に向いているツールとも言えません。

致命的なのは複数人で共有しづらいところです。以下の前述のハンモック社の調査結果によると、EXCEL・スプレッドシートが、営業管理に使う際の課題の1位に上がっています。

その他、データが多くなれば重くなったり、行が埋もれたり、再表示ができなくなったりします。以下で代表的なデメリットを解説します。

他人とリアルタイムで更新できない

インストール版のエクセルは、基本他人とリアルタイムで共有・更新ができません。社内のサーバー上の共有フォルダにおいて活用することもできますが、ファイルが重くなったり、フリーズしたりしがちです。

誰かが同じ場所を編集していると入力ができないため、誰かが入力している間待ち時間が発生します。同時に複数人が入力することでデータが競合してしまうこともあります。忙しい営業担当者にとって何かとストレスフルです。

マネージャーも、チームのメンバーのエクセルを収集してまとめる作業時間が発生します。スムーズに進められればよいのですが、部下が各自違う判断基準で入力していることもあれば、入力ミスもあります。エクセルでレポートを作成していたら、ついつい長い時間がたってしまった経験を持つ方はおそらく多いでしょう。

更新を徹底しなくてはいけない、

営業担当者は10時?17時の間はできるだけ商談を入れます。その他の空いた時間も顧客とのメール対応、見積書や提案書作成などのタスクを抱えているでしょう。そのため、ついつい管理ツールへの入力が後回しになります。

クラウドツールであれば、誰が実績入力や案件進捗を記載してないか可視化されますが、エクセルではわからないので、入力を徹底するよう要請する努力が必要です。すぐ入力しないと記憶がうすれるため、結果的にざっくりとした入力になり、貴重なデータの蓄積ができません。

毎日の営業活動の記録を入力していると、ファイルが増えすぎる問題も出てきます。ファイルの保存場所がわからなくなることもあるでしょう。最近はOnedriveにパソコンのファイルが強制的にバックアップされる仕様になったため、さらにややこしくなっています。

日々の記録を入力し更新するというシンプルなタスクが、意外に難しいのがエクセルです。

自身でフォーマットを作成しなくてはいけない

エクセルで営業管理用フォーマットを作成するには、自社の営業プロセスを理解し、営業の有効な指標（アポ率、 売上高、成約率、値引き率）などを理解している必要があります。それをエクセルに落とし込むには、エクセルの知識が必須です。

テンプレートを活用するとしても、以下の基本スキルを備えているほうがよいでしょう。

• 基本的な数式と関数（SUM、AVERAGE、COUNTなど）
• 折れ線グラフ、棒グラフ、円グラフなどの作成
• ピボットテーブルの作成、フィルター機能の活用

マクロ（繰り返し作業を自動化できる）やVBAのスキルがあると、よりよいでしょう。

しかし、エクセルが苦手な人にとっては高いハードルですし、エクセルに詳しいつもりでも知らない基本ルールがあるかもしれません。すると、入力や集計に時間がかかるフォーマットを作成してしまう可能性があります。

営業管理をエクセルで行う際の注意点として

エクセルで管理する項目はチーム内で統一する

チームで営業管理表のルールを統一する必要があります。また、管理したい項目はマネージャーが決めて、その定義表を配布しましょう。チーム全体の進捗状況や課題を分析しようとしても、統一されたルールでデータが入力されていないと、正確な判断を下すことができないからです。

例えば、案件管理フェーズについて、以下のような統一ルールを共有するとわかりやすいでしょう。また、新規売上予測の精度が高まります。

• 確定：すでに契約、今月計上確定
• 見込みS：契約日決定
• 見込みA：口頭で発注意向あり
• 見込みB：ニーズあり、予算も把握
• 見込みC：ニーズはある
• 見込みD：現状では判別不可で、継続アプローチ要
• 対象外：まったくニーズなし・何らかの理由で取引不可

何を管理・分析したいのかを明確化する

営業プロセスは非常に長い工程です。エクセルは優れたツールなので管理しようと思えばいろいろな管理が可能ですが、多角的に分析が売上拡大につながるわけではありません。

管理する目的を明確にして、シンプルで効果的な営業管理を行う必要があります。

基本的に、売上管理表（目標管理）、顧客管理、案件管理は必要でしょう。

しかし、行動管理についてはケースバイケースです。例えば、新規開拓メインのチームであれば、営業担当者の日々の活動を把握することが重要なので、営業の行動管理は重要度を増します。

一方、大型顧客を多く抱えた営業担当者ばかりで構成されたチームであれば、新規のアプローチをする時間よりも企画を考える時間、顧客とコミュニケーションをとる時間が重要なので、行動管理マネジメントをしても成果にそれほど影響ないでしょう。むしろ商談の内容に特化した管理をすることが適しています。

項目は必要な項目だけに絞る

営業管理が過剰になると、現場の事務作業が増えて営業時間を圧迫してしまう可能性があります。営業管理の項目は生産性を上げるという目的に合わせて、必要な項目だけに絞り込むことがポイントです。

もっとも、常に数字と向き合う営業部門のマネジメントは百も承知のことであり、実際に細かく管理している企業は多くないのが実態のようです。例えば、『営業管理に関する実態調査』では、フェーズ管理を行っている企業の6割以上が4段階以下のフェーズ設定という結果です。

エクセルの場合、項目が多いと表が長くなりすぎて見づらくなります。作りこみすぎると、作った本人以外にとって作業しにくいフォーマットになることも多いので、項目は必要最小限にしましょう。

項目の回答方法を統一させる

エクセルに入力した結果をレポートにしたり、分析をしたりしたい場合、言葉の定義と回答方法のルールを決めることが必須です。自由に入力するとフリーテキスト入力が多くなり、集計が難しくなるからです。

そもそも営業活動初期は、見込み客も情報をなかなか開示してくれず文章化が難しくもあるため、フリーテキストよりも簡易に回答できるプルダウンにしたほうが営業担当者も判断しやすいと言えます。

営業管理で使う用語の定義を決めて定義表を共有しましょう。例えば、プルダウンで以下のような項目を用意すると、都度その案件の見込みを判断することもできます。フリーテキストは備考欄のみとし、特記事項を記載してもらうとよいでしょう。

【プルダウン例】

• アプローチ1回目
• アプローチ2回目
• アプローチ3回目
• 提案中
• 商談済
• ニーズなし
• 断り

データの入力漏れや誤入力を防ぐことができますし、データ分析が容易になります。

情報の更新を徹底させる

エクセルに限らず、CRM、SFAでも「営業担当者があまり入力してくれない」という課題はあります。

日本のマーケティング業界でよく知られる、シンフォニーマーケティングの庭山一郎氏の日経XTECCの記事「アメとムチで運用している米国のSFA事情」によると、「そこまで！？」と思うほど米国では厳しいルールを運用しています。ただ、記事内でも指摘があるように、日本でそのまま運用するのはハードルが高いでしょう。

日本の現場重視の営業風土、企業内での営業部門の強い立場などを踏まえ、以下のような対策で更新を徹底してもらいましょう。

対策例：

• 入力項目を必要最低限に絞った入力しやすいテンプレートを活用
• 社内競合した場合、営業管理シートの入力を徹底した営業担当を優先すると周知
• 報告の場を設ける: 毎週のチームミーティングで入力内容を確認しあい、数字や成功事例を共有

定期的にフォーマットの見直しを図る

定期的に、営業担当者の意見やマネージャーの活用目的も踏まえ、フォーマットをよりよくアップデートすることも大切です。

頻繁にアップデートすると現場が混乱するので、理想的なアップデートの頻度は半年から1年に一度くらいで。現場が新しいバージョンに適応するのに十分な時間を確保できます。

アップデートして1カ月の期間は、現場からフィードバックを集めて意見を調整します。ここで大きな問題がある場合は速やかに見直しましょう。

エクセルを活用した営業管理テンプレート例

営業活動を管理できるエクセルテンプレートの例を紹介します。いずれもリンク先から無料でダウンロードできます。ほとんどが会員登録不要です。

SDRデイリーアタックプランナー

（出典：パイプライン、アクティビティ、パフォーマンスのための 13 の無料販売追跡スプレッドシ｜GTMnow）

こちらは「SDRデイリーアタックプランナー」とあるように、日々の計画及び振り返り、つまり日報として活用できる営業管理テンプレートです。

上から2番目の表の英語は「有望リード獲得数」「コールドドリップ」「SNSアプローチ」など営業手法が記載され、4手法それぞれの目標と実施数を記録する仕様です。ここを自社のアプローチ手法に変更して活用できるでしょう。

1時間ごとにどのような活動をしたか記録する表があり、毎日このドキュメントに計画と結果を記録することで、営業担当者が自分の行動をシビアにマネジメントしていくようになるかもしれません。

セールスリードテンプレート（Smartsheet）

（出典：無料営業テンプレート｜Smartsheet）

Smartsheetが提供する、リード（見込み客）を管理するためのテンプレート。「リード情報」「コンタクト情報」「コミュニケーションログ」を入力するシンプルなフォーマットです。

英語表記の項目の日本語訳は以下です。そのまま問題なく活用できるでしょう。

■リード情報

• 会社名担当者名
• 担当者役職
• Webサイト
• 販売予測
• コメント

■コミュニケーション情報

• 接触日
• 次回取るべき行動
• 次回接触日
• リードの状況
• リードの情報源

■コンタクト情報

• メールアドレス
• 電話
• 住所、他

売上管理表（Microsoft）

（出典：売上管理表（下期）テンプレート｜Microsoft）

Microsoftが提供する下半期の売上管理表です。店舗向けを想定しており「来店客数」という名称がありますが、ここを「リード数」にカスタマイズすれば、セールスサイクルの短いBtoB企業にも活用できるでしょう。

シートは以下2つです。

• 「売上管理シート」
• 「実績入力表」

実績入力表に毎日の売上げを入力すれば、自動的に達成率が計算されるだけでなく、シート下部の「実績推移（売上・客単価）」実績推移（来店客数・顧客数・新規顧客数）のグラフに反映されます。

売上管理シートに毎月の目標と実績、顧客数などを入力すると、自動的に下半期の目標と実績のグラフに反映されます。いずれも、数値を入力するだけなので簡単です。

営業案件＆進捗管理テンプレート（HubSpot）

（出典：https://blog.hubspot.jp/sales/エクセル-crm-template）

HubSpotが提供する、「営業案件＆進捗管理テンプレート」です。以下の3つのテンプレートがセットになっており、案件進捗状況と担当者の目標管理を一元管理できるところが優れています。

• ダッシュボード
• 営業進捗管理
• ToDo管理

また、売上見込みのグラフが表示されるため、達成状況が視覚的にクリアにわかります。ToDo管理シートでは、営業チーム内のタスク管理ができます。

エクセルでの営業管理が難しい場合はツールで効率化

エクセルでの営業管理は項目を絞り込んで行う場合や、データ量が少ない場合とても効率的です。

一方でデータが増えてくると、いろいろな不都合が生じます。例えば、案件管理の進捗を見るためにいちいち横にスクロールしなければならないので、情報がすっと頭に入ってきません。何より、データを共同編集できないことが非効率です。

本格的に営業管理を行いたいときは、ツールを活用することも考えてみましょう。

Google スプレッドシート

（出典：Google）

エクセルをチームでリアルタイムで共有したいときは、GoogleドライブにアップロードするだけでOKです。自動的にGoogle スプレッドシートでエクセルが変換され、各営業担当者が入力できます。

インターネット環境さえあれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスからデータベースにアクセス可能です。

営業担当者は、外出先でも顧客情報を確認したり、進捗状況を更新したりすることができます。また、チームメンバーとリアルタイムで情報共有できるため、円滑な連携も可能です。

また、そのGoogleスプレッドシートをエクセル形式でダウンロードすることもできます。

Googleスプレッドシートは無料で利用でき、初期費用やランニングコストはかかりません。導入のハードルが低く、小規模な企業やスタートアップにとって魅力的と言えるでしょう。

Salesforce

（出典：Salesforce）

Sales Cloudは、あらゆる業界・規模の企業に利用できるクラウド型CRMシステムです。 営業活動の効率化と売上げアップを目指している企業が行うべき管理項目が網羅されています。ただし、入力が難しいという声も少なくなく、ある程度ITリテラシーが高い企業向けです。

Sales Cloudの主な機能

• 顧客情報管理
• 商談管理
• 活動管理
• レポート・ダッシュボード
• 営業支援ツール
• AI機能
• データ分析機能

社員のITリテラシーが高く使いこなせる企業なら、活用するメリットは大きいでしょう。営業活動が効率的になり、企業の営業力も強くなることが期待できます。分析機能も優れているので、経営判断の迅速化にもつながります。

HubSpot

（出典：HubSpot）

HubSpot CRMは、マーケティング、営業、顧客サービスの機能を統合したオールインワンのCRMプラットフォームです。無料で利用できるプランが非常に多く、中小企業を中心に多くのユーザーに活用されています。

営業ソリューション単体として見ると、機能面でSalesforceに劣ると評価されることがあります。ただ、直観的でシンプルで使いやすいインターフェースなので、操作が比較的簡単なところが長所です。

例えば、以下の無料の営業パイプライン管理ツールを使うと、各メンバーの営業プロセスの状況が一目でリアルタイムにわかります。

また、営業だけでなくマーケティング、顧客サービスの機能を統合しているので、別々のツールを導入する必要がありません。管理のために都度別なファイルを開く手間がなく効率的です。営業とマーケティングをともに重視していきたい企業に特におすすめです。

まとめ

ここ何年か、日本でも数々のCRM、SFAなどの営業管理ツールが登場しました。しかし、多くの企業においていまだエクセル（Excel）がもっとも使われており、世界的に有名なSaaSより高いシェアを誇っています。

エクセルは何と言っても低コストで簡単。複数人で使いにくいなど不便な点もありますが、Googleドライブなどのクラウドで共有することもできるため、これから営業管理を本格的に始めたいという企業にとって特に適しています。ただ、データが大量になると非効率な面が出てくるので、項目を絞り込んで活用することがポイントです。

優れたEXCELテンプレートがオンライン上にたくさんあるので、自社に合いそうなものをさがし少しカスタマイズしてぜひ使ってみましょう。