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毎日の確認・フォロー漏れ防止に使えるSalesforceの基本機能
Salesforceで商談を管理していると、次のようなお悩みはありませんか？
「自分が対応すべき商談を探すのに時間がかかる」
「今週フォローすべき案件がすぐに分からない」
「営業会議の前に、毎回条件を指定して商談を検索している」
「商談一覧は見ているが、うまく活用できていない」
こうした課題を解消するうえで、まず見直したいのがリストビューです。
リストビューとは、Salesforce上の商談や取引先、リードなどのレコードを、条件に応じて一覧表示できる機能です。
商談管理でリストビューを使うメリット
リストビューを活用するメリットは、大きく3つあります。
1つ目は、見るべき商談をすぐに確認できることです。
商談件数が増えてくると、全件一覧から対象案件を探すだけでも時間がかかります。「自分の進行中商談」「今月クローズ予定商談」などのビューを作っておけば、確認すべき案件をすぐに開けます。
2つ目は、フォロー漏れを防ぎやすくなることです。
たとえば「最終活動日が14日以上前」「次回アクション日が空白」といった条件でリストビューを作成すれば、対応が必要な商談を見つけやすくなります。営業担当者自身の確認だけでなく、マネージャーによるフォローにも役立ちます。
3つ目は、営業会議の準備がラクになることです。
営業会議のたびに、今月の商談や停滞案件、大型案件を個別に検索している場合、あらかじめ会議用のリストビューを整備しておくと便利です。チーム全体で同じ条件の一覧を見ることで、認識のズレも減らせます。
まず作りたい商談リストビュー5選
商談管理で特におすすめのリストビューを5つご紹介します。
1. 自分の進行中商談
営業担当者向けの基本となるリストビューです。
条件例は「所有者＝自分」「商談フェーズ＝完了以外」などです。
表示項目には、商談名、取引先名、金額、フェーズ、完了予定日、次回アクション日、最終活動日などを入れておくと便利です。
単なる商談一覧ではなく、「次に何をすべきか」を確認するための一覧として活用できます。
2. 今月クローズ予定商談
売上見込みや営業会議で活用しやすいリストビューです。
条件例は「完了予定日＝今月」「商談フェーズ＝完了以外」などです。
今月の受注見込みを確認したり、クローズに向けて対応が必要な商談を把握したりする際に役立ちます。マネージャー向けには、チーム全体の商談が見える条件にしておくとよいでしょう。
3. 停滞商談一覧
フォロー漏れや失注リスクを早めに見つけるためのリストビューです。
条件例は「商談フェーズ＝完了以外」「最終活動日＝14日以上前」などです。
商談が動いていない状態を可視化することで、お客様への連絡が止まっていないか、次のアクションが決まっているかを確認しやすくなります。
4. 高額商談一覧
一定金額以上の商談を確認するためのリストビューです。
条件例は「金額＝500万円以上」「商談フェーズ＝完了以外」などです。
高額商談は売上への影響が大きいため、個別に進捗を確認する価値があります。金額、フェーズ、確度、完了予定日、次回アクション日などを表示しておくと、重点案件レビューに活用できます。
5. 次回アクション未設定商談
商談は登録されているものの、次に何をするかが分からない状態を防ぐためのリストビューです。
条件例は「商談フェーズ＝完了以外」「次回アクション日＝空白」などです。
商談管理では、金額やフェーズだけでなく、次の行動が決まっているかどうかも重要です。このリストビューを使うことで、アクション漏れを見つけやすくなります。
表示項目を見直すだけでも使いやすくなる
リストビューは、条件だけでなく表示項目の設計も重要です。
たとえば、商談名・取引先名・金額・フェーズだけが表示されている場合、状況確認には情報が足りないことがあります。商談管理では、完了予定日、次回アクション日、最終活動日、所有者、確度なども表示しておくと便利です。
一方で、項目を入れすぎると横スクロールが増え、かえって見づらくなります。
「このリストビューは何を判断するためのものか」を決めたうえで、必要な項目に絞ることがポイントです。
よく見るリストビューはピン留めする
商談タブを開いたときに、毎回「最近参照したデータ」が表示されて使いづらいと感じる場合は、よく使うリストビューをピン留めしておきましょう。
たとえば「自分の進行中商談」や「今月クローズ予定商談」をピン留めしておくと、商談タブを開いたときに必要な一覧へすぐアクセスできます。小さな設定ですが、日々の操作負担を減らす効果があります。
まとめ
リストビューは、Salesforceの基本機能のひとつですが、使い方次第で商談管理の効率を大きく改善できます。
毎回検索して商談を探している、営業会議前の確認に時間がかかっている、フォロー漏れが起きやすいという場合は、まずリストビューの見直しから始めてみてはいかがでしょうか。
自社の営業プロセスに合わせてリストビューを整備することで、Salesforceはより使いやすい営業管理ツールになります。
