監査項目の編集について
Salesforceでまとめてデータをインポートをすると、全てのデータの作成者や所有者がインポートを行なったユーザーで登録されます。また、作成日についてもインポートを行なった日時が記録されます。
これらの項目は「監査項目」と呼ばれ、データの作成や更新履歴を記録する重要なフィールドなので、自分の思い通りに編集することができません。
とはいえ、別システムからのデータ移行などのケースでは、作成者や作成日時などを指定してインポートしたいと思うケースもあるもの。
実は、データローダーでデータを「Insert」するときに限って、これらのデータに任意の値を指定することができるんです！
今回のSalesforce活用ブログは、そんな超ニッチなご要望にお答えする内容となっております。
注意
監査項目は、データローダーでデータをInsertする時だけ指定することができます。UpdateやUpsertでは指定できません。
準備
まずは、ユーザー権限の有効化と、権限セットの作成と割り当てをおこないます。
- 「設定」から『「ユーザーインターフェース」で「レコードの作成時に監査項目を設定」及び「無効な所有者のレコードを更新」ユーザー権限を有効化』にチェックを入れて保存します。
- 続いて、同じく「設定」から「ユーザー」→「権限セット」にて新規権限セットを作成します。名称は任意で、「システム権限」の「レコードの作成時に監査項目を設定」にチェックを入れて保存し、インポート作業を行うユーザーに割り当てます。
以上で準備は完了です。
インポート
インポートするCSVデータに「CreatedDate」や「LastModifiedDate」の項目を作成し、任意の値を指定しましょう。
データローダーの項目マッピングで、普段は選択できない上記項目が選択できるようになっているはずです！
まとめ
Salesforceの運用において重要なフィールドである「監査項目」。
データの作成・更新履歴を記録するこれらのフィールドですが、データ移行や過去レコードの再構成といった業務では、
任意の値が設定できないと「履歴も含めた移行」ができなかったり、そもそも全データの作成者が一人になってしまう見栄えの悪さ、特に外部に作業を委託した場合などは全てのレコードの作成者が無関係な委託業者になってしまいます。
今回お伝えした内容は誰もが必ず使う機能ではありませんが、機会があればぜひご活用ください！