みなさんSalesforceは活用できていますか？
日々の業務でデータが蓄積されてきたら、次はデータを分析して活動や施策の意思決定に役立てるフェーズです！
そんな時にまず使うのが「レポート」の機能。
今回のSalesforce活用ブログでは「レポート」の作り方を実際の例も交えて紹介いたしますので、ぜひお試しください。
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■目次
・Salesforce の「レポート」とは
- レポートの種類
- レポートのタイプ
- レポートとリストの違い
・Salesforce の「レポート」作成手順
- 要件定義
- 新規レポート作成
- レコード抽出
- 項目設定
・営業会議用の「レポート」を作る！
- 要件定義
- 新規レポート作成
- レコード抽出
- 項目設定
・まとめ
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Salesforce の「レポート」とは
具体的な作成手順の前に、まずはSalesforceのレポート機能についてご紹介いたします。
・レポートの種類
Salesforceのレポートは三種類に分類され、それぞれに特徴があります
1行1レコードで表示されるシンプルなレポートです。
データのグループ作成には使用できず、ダッシュボードでの使用に制限があります。
表形式レポートと似ていますが、特定の項目によるグルーピングやグラフの作成も可能です。
最大3つのグループ化レベルを含めることができます。
行および列ごとにデータをグループ化し、行と列の2軸でクロス分析をすることが可能な形式です。
行と列のグループ化に同一の項目を使用することはできません。
| レポート種類 |
用途の例 |
| 表形式 |
進行中の商談一覧、今年受注した商談一覧 |
| サマリー形式 |
所有者ごとの進行中商談一覧、進行中のケースの優先度ごとの一覧 |
| マトリックス形式 |
各月の種別ごとの売上金額予測、所有者ごとのフェーズ状況 |
・レポートのタイプ
Salesforceのレポートを作成する際に選択するフォーマットが二つあります。
全ての標準オブジェクトに用意されている基本的なレポートタイプで、一般的な用途であれば標準レポートタイプを使ってスピーディーに作業を進めることができます。
カスタムオブジェクトに関するレポートや、標準のレポートタイプでは対応できないような場合に使うレポートタイプです。自由度が高い分、設定内容などは多岐に亘ります。
・レポートとリストビューの違い
データの可視化という点で共通点が多く見た目も似ているレポートとリストビューですが、手軽に使えてデータの更新も可能なリストビューに対して、条件を細かく設定してグルーピングやエクスポートが可能なのがレポートの特徴です。
Salesforceの「レポート」作成手順
レポートの基本的な分類や役割の違いをご理解いただけたかと思いますので、実際にどのような手順でレポートを作成するのか、の説明に入らせていただきます。
1.要件定義
どのような目的で作成するレポートなのか、その目的を達成するためにはどのようなデータをどんな切り口で分析する必要があるのか考え、利用するオブジェクトや抽出する項目を洗い出します。
2.新規レポート作成
作るべきレポートの要件が定義できたら、いよいよレポート作成に移ります。@
a.【レポートタブ】から【新規レポート】をクリックすると【レポートを作成】ウィンドウが立ち上がります。
b.【レポートを作成】ウィンドウでまずはレポートタイプを選択。多くのユーザーが利用するレポートについては標準レポートタイプに用意されています。
※カスタムレポートタイプを利用する場合には事前に【設定】→【機能設定】→【分析】→【レポート・ダッシュボード】→【レポートタイプ】より【新規カスタムレポートタイプ】を作成しておく必要があります。
3.レコード抽出
a.レポートタイプを選択するとレポート作成画面に遷移します。まずは【検索条件】タブでどのようなレコードを抽出するか、項目とその値を指定して絞り込みます。検索条件は追加したり削除する事ができます。
4.項目設定
a.【検索条件】でレコードの絞り込みが完了したら、【アウトライン】タブでそれぞのレコードから表示する項目の追加や削除、順序の変更を行います。
b.特定の項目でグループ化したい場合には該当の項目を【列】から【グループ】にドラッグ＆ドロップします。
c.見やすいレポートができましたか？できたら【保存】をクリックして作成完了です！
営業会議用の「レポート」を作る！
では、ここからは実際に営業会議での利用を仮定して上記の手順に従って実際にレポートを作成していきたいと思います！
1.要件定義
今回のお題は「営業会議用のレポート」。営業会議と一口に言っても扱う内容は多岐に亘りますが、適切な営業活動を探るベースとなる指標として、各営業人員の成績を可視化するレポートを作成する事としました。
シンプルに今四半期の担当者ごとの受注金額を可視化してみましょう！
2.新規レポート作成
レポートタイプを選択します。今回は「商談」を「状況」や「所有者」で絞り込んでいくので、【商談】カテゴリから【商談】を選択します。標準レポートタイプです。
3.レコード抽出
【検索条件】タブで絞り込みを行います。今四半期の成績が知りたいので「完了予定日」項目の値を「当会計四半期」に、受注金額を抽出するために「商談状況」に「商談成立」を指定します。これで今四半期に受注になった商談が抽出されました。
4.項目設定
つづいて、抽出されたレコードを見やすい形に整えていきます。情報量を抑えてシンプルに見せたいので、関係性の低い項目を削除します。さて、担当者（商談所有者）は表示されていますが、このままでは要件の「担当者ごと」を満たしているとは言いがたいですね。そこで、「商談所有者」項目を【行をグループ化】までドラッグ＆ドロップで移動すると……担当者ごとの受注額合計が表示されました！
これで【保存】して完了でもよいのですが、せっかくなのでより見やすいレポートとするために、グラフを追加してみましょう。グラフタイプは「横棒グラフ」、Y軸を「商談所有者」に、X軸は「受注金額合計」を選択し、金額を表示するために「値を表示」をチェック。
これで【保存＆実行】をクリックして完了。今四半期の担当者ごとの受注金額だけでなく、担当者ごとの差異がグラフ化されたレポートが完成しました！
まとめ
目的とするレポートを作成するためにどのレポートタイプを選んだらよいのか、欲しいデータを得るためにどの項目でどう絞り込むかなど、慣れないうちは戸惑ってしまうかもしれませんが、まずは触ってみてください！
思ったレポートができない事もあるかもしれませんが、確実にレポート作成スキルはアップしていくはずです。