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■目次
・Data connector for Salesforceとは？
・「Salesforce Conector」で出来ること
・スプレッドシートでData connector for Salesforceを使う
- 接続方法
- Reports機能について
- Import機能について
- Update機能について
- Reflesh機能について
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Data connector for Salesforce とは？
Data connector for Salesforceは、Salesforce と Google スプレッドシートで、データをやり取りするためのツールです。
Salesforceのデータをスプレッドシートで分析したり、スプレッドシートのデータを Salesforceに登録、更新することが可能です。
Google Workspace Marketplaceから「Salesforce Conector」をインストールすることで、「無料」で利用することが可能です。
■Google拡張機能「Salesforce Conector」
https://workspace.google.com/marketplace/app/salesforce_connector/857627895310?hl=ja
「Data connector for Salesforce」で出来ること
「Data connector for Salesforce」の特徴についてまとめました。
特徴
- データの同期: Salesforce のオブジェクトのデータやレポートをスプレッドシートに同期
- データのインポート: スプレッドシートに記入した情報をSalesforceに登録
- データのアップデート: スプレッドシートで情報を修正し、Salesforceを更新
- レポートの作成: スプレッドシートでグラフや表を作成し、Salesforce データを可視化
- 自動更新: Salesforce データの変更をあらかじめ設定した時間ごとに更新をかけスプレッドシートの情報を最新に保つ
利用するメリット
- データ分析に関数が使える
- Salesforce データをスプレッドシートに取り込むことで、「関数」が「グラフ機能」が使えるため、分析が楽になります
- レポートの作成
- Salesforcレポートで表現できないことも、スプレッドシートでグラフや表を作成することで補うことができます。
- コスト削減
- データ分析やレポート作成をスプレッドシートで行うことで、専用のツールを導入する必要がなくなり、コストを削減することができます。
スプレッドシートでData connector for Salesforceを使う
■接続方法
まず、スプレッドシートを開きます！
「拡張機能」メニューを開くと、「Salesforce Conector」が表示されるので、「Open」をクリックします。
画面の右側にコネクターが表示されるので、「AUTHORIZE」ボタンをクリックしてSalesforceにログインします。
ログインが完了すると、コネクターメニューが表示されます！
内容は以下の通りです。
■Reports機能について
「Report」を選択すると以下の設定画面が表示されます。
インポートできるレポートは1回につき、１レポートになります。
※グループ化表示の補足
Salesforceレポートでグループを指定している場合、スプレッドシートにインポートを有効にすると
セルが結合された状態でインポートされます。
定期的にレポートを更新したい場合は、「Refresh」を設定します。
■Import機能について
「Import」を選択すると以下の設定画面が表示されます。
・インポートできるオブジェクトはは1回につき、５オブジェクトになります。※それぞれ別シートにインポートされます。
・次にインポートする項目を選択します。オブジェクトを複数選択している場合は、オブジェクトごとに項目を選択します。
列に表示される項目順は「選択順」になります。
・最後に「条件」を設定します。
※複数のオブジェクトを選択している場合の項目選択について
※条件の設定について
※１つずつオブジェクトをインポートするのと、まとめてインポートするとのどちらが良いか？
【結論】
どちらもメリット、デメリットがあり、「使い方次第」と言わざるを得ません。。。
理由は以下の設定の利用有無です。
このコネクターには「直前の設定」を繰り返し理利用可能な設定があります。
この設定を使う前提の場合は、利用するオブジェクトをなるべくまとめてインポートするほうが便利です！
１つずつ、インポートする場合、１つ前の設定に戻すことは可能ですが、それ以前の設定は上書きされて消えてしまうため、
１から作り直す必要があります。
複数のオブジェクトをインポートする場合は、「選択漏れ」などのミスが発生しやすくなるため
どちらのリスクを取るか、という形になるかと思います。
■Updateについて
スプレッドシートのアプデートしたいデータ行を選択します。そのあと、「Update」を選択します。
「Update」を選択すると以下の設定画面が表示されます。
選択されたセルに背景色がつきます。選択をやり直す場合は、訂正後、REFERSHボタンをクリックします。
■Refreshについて
定期的にレポートを更新したい場合は、「Auto Refresh」を設定します。
4時間毎、8時間毎、24時間毎のいずれかにデータを自動で更新します。
今更新したので、その結果をすぐ反映させたいなどの場合は「Manual Refresh」をクリックします。
今時点での情報を反映してくれます。
Refresh機能は「 Salesforce」→「スプレッドシート」に更新されるため、
スプレッドシートを更新してもアップデートしてない場合は、Salesforceの保存データに戻されます。
いかがでしたでしょうか？
スプレッドシートにデータを掃き出すことで、複数のオブジェクトの結合レポートや、グラフ、データの管理が可能です。
Salesforceのレポートでは出せない分析もスプレッドシートを活用すれば可能になります！
弊社でも「積み上げ」系のレポートの作成などはスプレッドシートを活用しております。
スプレッドシートの関数も合わせて利用することで工夫して使ったりしております！
無料で利用できますので、ぜひご活用いただければと思います。